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来自一个行政秘书关于会议记录的几点实在建议,学生兼职实习生要加以留心

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 会议记录是会议情况的真实记载,它客观地反映了会议的内容和进程,是形成会议纪要、简报的重要素材和检查会议决定事项执行情况的依据,具有重要的保存、利用价值,是重要的文书档案材料。会议记录的内容和方法要注意以下几个问题:  

 
一、会议记录的内容  
会议记录一般由三部分构成。
1、会议标题。记录标题很需要,如会议记录不记标题,查找所需材料就费时费力,很不方便。  
2、会议组织情况。这部分写在会议标题之后,在会议开始之前,把会议的有关情况写好。它主要包括:
(1)开会时间。要写明具体的年、月、日,同时还要写明是上午、下午,不是晚上,有的会议还要写明某时某分。
(2)会议地点,要写明在何处开的会。如"某某会议室"等。
(3)会议主持人。一般直书姓名,必要时写明职务。
(4)会议出席人。即出席会议的正式成员,按排列顺序列出。
(5)会议列席人。即不是会议正式成员,由于工作需要而参加会议的人。
(6)、缺席人。可单独作为一条,要写明缺席人的姓名和缺席的原因,也可以写在出席人的项目中,在括号内注明某某人因何故缺席,如"某某因公出差"、"某某因病住院请假"等。
(7)记录人。写明记录人,一般说明会议记录的真实性;二是表示对记录内容负责。
在记录中凡涉及到人名要写全姓名,不能只写姓不写名,也不能只写姓加职务和职称。会议记录应采用统一的专用会议记录本,会后要立卷归档。
3、会议进行情况。这部分是会议记录的基本内容,一般包括三个方面。
(1)、会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录(多项议题的会议要用数码依次标出,以便日后利用和查找)。
(2)、与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映,记好这部分讲话十分重要(会议发言要按照顺序记录,发言人姓名要写在段首,后面即记录发言内容)。
(3)、会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映是会议记录的主体。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据,也是日后备查材料中最重要的材料,记录者必须认真、仔细地作好记录。会议进行情况还包括休息、散会等,也要记录上。
 
二、会议记录的方法
会议记录的方法有两种:一种方法是摘要记录记录,就是择其要点而记,不是有言必记。这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来,而是着重记录发言要点,会议结论、决定和决议。摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断,哪些应记,哪些可不记,适当进行归纳,扼要地记下重点。另一种方法是详细记录,就是要求把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来,做到有言必记,包括发言中的插话等,都要详细记录,不能有取有舍,更不能只记结论。详细记录要求记录者最好会使用速记,如不会速记,可对通用词汇采取简化方法记录,会后予以补正。涉及到文件名称或不便于查找的文件,也可以先省略后补齐。在条件允许的情况下,可辅以录音机,这样的记录更完整、准确。如果没有录音设备,记录人又没有速记技能,应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正。记录人对会上没有听准确或者发言人表达不清的地方,要及时找有关人员核对。总之,要尽最大努力,保持记录的完整性和准确性。  
 
三、会议记录应注意的问题  
1、会议记录必须真实、准确、全面、完整,不能随意增删屐速记要忠实原话,段落要清楚,文字要准确,特别是表决时,赞成意见、分歧意见、反对意见和保留意见等,都要尽量写原话,把会议情况真实地记录下来。
2、会议记录要妥善保管,不得外传或遗失。
3、印发整理后的会议记录,须经发言人核实。  
4、会议记录的事理要做到语言文字规范化,不得更改原意。
5、记录人员在工作中要模范地遵守保密纪律,不能随意泄漏会议的内容,要养成保守机密的习惯。
  
四、会议记录人员要具备的素质
1、要有高度的政治责任感。在工作中要做到一丝不苟,不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么问题,记录人员都要守口如瓶,决不可向无关人员透露,要做到这些,必须要有吃苦耐劳的精神,实事求是的精神,争分夺秒的精神对工作负责到底的精神。要不断增强保密意识,要有高度的政治责任心。
2、要有较强的写记能力。会议记录人员的任务就是把会议上的发言变成文字材料,必须有迅速地将其发言用文字符号现于纸面的本事。记录人员要具有较丰富的知识,既要写得快,又要写得清楚,要会用记录符号记录,要掌握一些记录技巧。
3、要有较强的听知能力。记录人员在会议中始终被动的地位,既不能滞后,也不能超前,精力必须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话。因此记录人员在听别人发言时,要有灵活的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,准确的判断力。如果记录人员没有这些听知能力,就难以迅速判断要义何在,难以将需要记录的东西记录下来。
发布时间:2016-10-26 点击次数: